Confidentialité et cookies

Le département Products & Systems fait partie du groupe Vebego International (Vebego). Vebego est une entreprise familiale opérant à l’échelle internationale dans les domaines de prestation de services facilitaires, des services de mise à disposition de personnel et dans le secteur des soins de santé. Vebego International est situé à Voerendaal (Cortenbach 1, postbus 23092, 6367 ZH).

Vebego et, dans ce cas le département Products & Systems, particulièrement Alpheios B.V., Alpheios Belgium B.V. et Toron B.V., sont responsables du traitement des données personnelles. Dans cette déclaration, Products & Systems informe ses parties prenantes sur les différents traitements de données qui ont lieu.
Dès lors, le département Products & Systems se conforme au Vebego Privacy Statement comme repris ci-dessous. 

Le traitement des données personnelles

Dans les services à forte utilisation de main-d’œuvre qui sont prestés par Vebego, l’homme occupe une position centrale. Avec plus de 100 entreprises faisant partie de Vebego et des milliers d’employés en Europe, des données personnelles sont traitées à grande échelle. Vebego, ainsi que son personnel, passe en outre considérablement de temps chez ses clients et ses fournisseurs et travaille avec plusieurs partenaires externes en fonction de sa prestation de services. Pour protéger tous les employés, l'entreprise et ses partenaires, Vebego prend la vie privée très au sérieux.

En ce qui concerne la protection de la vie privée et la protection des données personnelles, Vebego applique une approche basée sur les risques dans ses activités commerciales. Cela signifie qu'il ne se concentre pas uniquement sur le respect des lois et règlements, mais il se focalise sur les opérations de traitement les plus étendues et les plus risquées ainsi que sur leur mise en sécurité. Vebego se rend compte que la protection des données personnelles et la protection de la vie privée de son organisation est un processus dynamique avec de nombreux défis. Le traitement des données personnelles des nombreux employés est le plus vaste et risqué. C'est sur cela que Vebego se focalise. En même temps, une grande importance est attachée à la sensibilisation sur le lieu de travail en ce qui concerne le traitement soigneux de toutes les données.

Vebego est constamment à l'affût et s'efforcera de trouver le bon équilibre entre le respect de la législation et de la réglementation, y compris le règlement (UE) 2017/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (règlement général sur la protection des données) et le maintien d'une situation viable pour toutes les personnes concernées, avec un espace suffisant pour l'entrepreneuriat et une passion pour la prestation de services.

Traitement des données personnelles.

Nous traitons vos données personnelles suivantes: nom, date de naissance, adresse e-mail, adresse (résidentielle), numéro de téléphone et adresse e-mail.

Les objectifs du traitement

Vebego collecte et traite les données personnelles aux fin suivantes:

• remplir son rôle d'employeur pour les nombreux salariés, fixes et flexibles, qui comprend en tout cas mais non exclusivement les opérations de traitement suivantes: la rédaction et la gestion des dossiers personnel et d'absentéisme, l'administration des salaires, l'exécution des obligations dans le cadre de la réintégration, l’évaluation de l’aptitude des employés pour les tâches à effectuer et le détachement des employés ;
• remplir son rôle d’exécutant ou de fournisseur dans de nombreux domaines dans les différentes facettes de la prestation de services dans lesquelles Vebego opère, qui dans tous les cas, mais non exclusivement, comprend le traitement suivant: la gestion des données des prospects, clients et clients dans CRM et maintenir ces relations commerciales;
• fournir des données d’employés fixes et flexibles aux clients, ce qui est nécessaire pour l’exécution d’un contrat. De nombreux d’employés de Vebego se trouvent à l’extérieur, chez les clients. La loi exige que Vebego fournisse certains détails de ses employés à ces clients où les salariés sont employés. Ces clients doivent pouvoir vérifier l'identité des employés et enregistrer des données dans leur administration. Lorsque la base de la mise à disposition n'est pas prévue par la loi, mais que le client l'exige toujours de Vebego, un test est effectué à tout moment pour évaluer si la fourniture de données a lieu conformément à la loi sur la protection des données personnelles;
• le traitement des données relatives à la santé des patients par les filiales de Vebego actives dans le domaine des soins de santé. Ce traitement est justifié par l'exception dans la loi sur la protection des données personnelles sur l'interdiction de traiter ces données, lorsque cela est fait par les institutions de soins de santé. Le traitement a lieu en exécution de l'accord concernant le traitement médical ou suite à une autre base justifiée; 
• l'échange de données au sein du Vebego Holding avec et entre les filiales pour l'optimisation des services; 
• la fourniture de données des employés au gouvernement national, lorsque cela est demandé / requis, par exemple pour obtenir une déclaration concernant le comportement des employés;
• surveiller ou contrôler les employés, par exemple avec un système de suivi du personnel ou de surveillance par caméra. Cela ne se fait que lorsqu'il y a une raison concrète donnant lieu à cela et qu'il est nécessaire d'enquêter sur les incidents. A cet effet, il y aura toujours un test et, tout d'abord, il sera vérifié si le problème / incident peut être résolu avec des moyens moins drastiques;
• fournir des données aux processeurs de Vebego, ce qui est nécessaire pour l'exécution d'un accord entre Vebego et ce processeur. Un processeur de Vebego doit toujours signer un accord de traitement dans lequel les droits des personnes concernées sont suffisamment sécurisés et le processeur est tenu de sécuriser les données de manière appropriée;
• Le traitement des données personnelles ne servent que pour le traitement des commandes reçues via le webshop;
• L’envoi des newsletters pour informer les clients et d’autres personnes concernées – qui ont indiqué de vouloir recevoir la newsletter – sur les développements et offres. Il y a toujours la possibilité de se désinscrire. Les adresses e-mail ne sont pas échangées entre les différentes sociétés au sein de Product & Systems;
• Si le client donne la permission pour cela, les adresses e-mail sont fournies à des tiers tels que les fournisseurs de publicité dans le but d'offrir des publicités personnalisées. Si le client retire cette permission, ce service sera résilié.

Les traitements ont toujours une base légale, comme votre consentement, nécessaire à l'exécution d'un contrat (ou mesures pré-contractuelles) auquel vous êtes partie, nécessaire pour respecter notre obligation légale (de sauvegarde), ou nécessaire pour représenter notre intérêt commercial justifié, que nous allons toujours évaluer par rapport à votre droit à la vie privée.

Lorsque des données personnelles sont traitées sans ressortir d’une des fin mentionnées ci-dessus, un test est toujours effectué pour évaluer si l'un des objectifs juridiques s'applique et s'il existe une base légitime pour le traitement.

Le traitement des données personnelles: employés et relations d’affaires 

Le traitement des données personnelles au sein de Vebego se déroule principalement dans le domaine des ressources humaines. Vebego traite uniquement les informations de ses employés nécessaires à la rédaction et à la mise à jour des dossiers du personnel et, éventuellement, du dossier d'absentéisme. Au cours du service et des périodes de conservation légale après la cessation d'emploi, Vebego garde dans le dossier, outre les informations de base nécessaires des employés, une copie de la carte d'identité, les références, les attestations et, si nécessaire / approprié des documents de présélection, certifications A1, permis de séjour, permis de travail et notifications ou déclarations VAR.

De plus, les données issues des relations d’affaires sont traitées, à savoir des clients (potentiels), des fournisseurs et d’(autres) partenaires de collaboration. Les données que Vebego traite de ses relations d’affaires sont principalement des données commerciales et ne ressortent pas de la loi sur la protection des données personnelles. Les coordonnées de toutes les relations commerciales (nom, données de contact, fonction) ressortent toutefois de la loi sur la protection des données personnelles. Vebego gère toutes les données avec le plus grand soin. Les données de l'entreprise sont également traitées de manière très confidentielle.

Les différentes sociétés mentionnées ci-dessus qui relèvent de Product & Systems traitent également des données spécifiques provenant des consommateurs / clients qui commandent des produits.

Fournir des données à des tiers

La fourniture de données personnelles à des tiers peut être nécessaire pour mettre en œuvre un accord ou pour se conformer aux lois et aux règlements. Les données sont mises à disposition au sein de Vebego International et des différentes filiales. Cette mise à disposition vise à améliorer les services, en fonction de la clientèle, à améliorer les conditions de travail, en fonction de la santé de nos employés et à réduire l'absentéisme. Vebego ne fournit en aucun cas des données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
Afin de mettre en œuvre des accords avec les clients et suite à un des objectifs mentionnés ci-dessus, Vebego doit fournir des données à ces parties. Vebego vérifie toujours si le client ne demande pas plus de données que nécessaire à l’objectif et conclut des accords avec ces parties afin de garantir la protection de ces données. Si requis par la loi, Vebego fournira des données au gouvernement national ou aux autorités. 

Engagement de processeurs

Vebego peut faire appel à des services externes ou mettre des tâches en sous-traitance à des tiers pour remplir son rôle d'employeur. Quelques exemples de sous-traitance: l'administration des salaires, la gestion ICT, la planification stratégique du personnel et l’engagement d’une entreprise unipersonnelle. Ces tiers peuvent traiter des données personnelles, suite auquel ils sont désignés en tant que processeurs conformément à la loi sur la protection des données personnelles. Vebego exige un haut niveau de protection des données personnelles de ses processeurs. La barre est mise plus haut pour les processeurs que pour Vebego lui-même, car les données sont mises à disposition en dehors de l'environnement Vebego et le traitement est donc moins visible pour Vebego. Les processeurs sont sélectionnés sur base de leur politique de confidentialité, les accords sont établis contractuellement et, si nécessaire, le respect est vérifié. 

Sécurisation de l’information

La plupart des données traitées chez Vebego sont des données sur les employés. Cela signifie que les risques liés à ces données sont les plus grands. Vebego se focalise donc sur la sécurisation des processus et systèmes ICT et sur la protection de la vie privée de ses employés. Cet accent est mis sur la sécurisation, qui est principalement axée sur l'infrastructure technique centrale, qui comprend la plate-forme ICT, la plate-forme ERP (enterprise resource planning) et l'accès à l'environnement central à partir d'emplacements décentralisés. La sécurisation vise la protection de l'information elle-même et les moyens par lesquels elle est conservée, tels que les différents systèmes d'information, le matériel, les systèmes d'exploitation, les bases de données, les réseaux d'entreprise et les emplacements physiques. 

Cookies et techniques similaires

Vebego utilise des cookies et des techniques similaires (telles que JavaScripts et Web beacon) sur ses sites Web et ceux de ses filiales. 

Les cookies sont de petits fichiers texte stockés sur votre appareil, tels que votre ordinateur, votre téléphone ou votre tablette, lorsque vous visitez un site web. Les informations sont stockées dans ce fichier texte, qui peut être lu par le site web lors d'une visite ultérieure. JavaScripts et Web beacon sont des exemples de techniques similaires, qui, avec les cookies, permettent à un système de collecter des informations.

Nous donnons ci-dessous un aperçu des différents types de cookies utilisés et pour quel fin.

Cookies fonctionnels
Les cookies fonctionnels sont nécessaires pour le fonctionnement du site web. Ces cookies garantissent, par exemple, que les informations d'une page sont reprises sur la page suivante. De cette façon, vous n'avez pas besoin d'entrer la même information à chaque fois. Ces cookies garantissent également que certaines préférences que vous avez indiquées pour l'utilisation d'un site web Vebego (comme les paramètres de langue) sont mémorisées lors d'une prochaine visite sur le site. Votre consentement préalable n'est pas requis pour l'utilisation de ces cookies.

Cookies analytiques
Les cookies analytiques sont utilisés pour analyser votre visite sur nos sites web. Par exemple, nous analysons le nombre de visiteurs qui visitent nos sites web, la durée des visites et l'ordre des pages visitées. À l'aide des informations collectées, nous pouvons aménager nos sites web de manière plus pratique. Les cookies analytiques comprennent également des cookies qui sont placés et lus par des tiers pour les sites web de Vebego, tels que Google Analytics. Seulement si vous avez donné la permission à l'avance, nous utiliserons des cookies analytiques.

Tracking cookies
Les tracking cookies, souvent placés par des tiers, sont utilisés à des fins commerciales et promotionnelles. Les données collectées sont liées et analysées pour le développement de profils afin de montrer des informations importantes  et des offres personnalisées sur les sites web de Vebego. Ce n'est qu’avoir donné votre permission à l'avance que nous utiliserons des tracking cookies à des fins commerciales.

Cookies de parties externes
Certains cookies sont placés avec l’autorisation de Vebego par des tiers dans le but de porter certains produits et services à votre attention ou de vous donner un accès direct aux médias sociaux. Quelques exemples: Google Analytics, Google Adwords, Google Maps, Twitter, YouTube et Facebook. En ce qui concerne les cookies installés par ces parties externes, les informations qu'ils collectent et le but pour lequel ces informations sont utilisées, nous nous référons aux déclarations de confidentialité de ces parties sur leurs propres sites web.

Politique de conservation

Les données ne sont pas conservées plus longtemps que les périodes de conservation prévues par la loi ou dans le décret d'exemption de l'autorité néerlandaise sur la protection des données. Vebego applique une politique de conservation dans laquelle tous les termes qui s'appliquent aux opérations de données sont définis.  

Accès à, modification, suppression des données personnelles 

Les personnes concernées ont le droit de: (i) faire une demande d'accès aux données personnelles traitées, (ii) faire une demande de rectification ou de suppression de données personnelles, et (iii) le droit de limiter votre traitement et (iv) le droit de s'opposer au traitement et le droit à la transmission des données.

Les employés de Vebego ont accès à leurs propres données et peuvent demander au responsable des ressources humaines concerné de consulter leur propre dossier personnel. Les demandes de modification, de suppression ou d'obtention d'une copie des données peuvent également être communiquées au responsable RH concerné de chaque filiale / département. Les relations d'affaires peuvent communiquer les mêmes demandes à leur personne de contact au sein de Vebego.

Les relations d'affaires peuvent soumettre les mêmes demandes à leur personne de contact au sein de Vebego. Les plaintes ou présomptions d'inconduite concernant le traitement des données personnelles au sein de Vebego peuvent être signalées à la personne de contact mentionnée ci-dessus, ou à l'Autorité néerlandaise de protection des données à La Haye.

Données de contact

Si vous avez des questions à propos de ce qui précède ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont nous traitons les données personnelles, veuillez contacter:

Martijn van Eenennaam
In de Cramer 8A
6411 RS in Heerlen
Privacy Officer Products & Systems
Il est également possible d’envoyer un courriel: martijn.vaneenennaam@alpheios.nl

Finalement

Vebego se réserve le droit d'apporter des modifications à cette déclaration sur la vie privée. Cette version a été établie en décembre 2017.