1. Accueil/
Cas client: KU Leuven

La KU Leuven (Université de Louvain) économise des centaines d'heures de travail en utilisant des applications intelligentes Leviy

Lors de la vérification d'une chambre d’étudiant après une période de location d'une an-née universitaire, plusieurs problèmes se posent. La fenêtre ne se ferme plus, la porte du placard coince ou la douche ne donne pas plus de trois jets d'eau. La recherche des listes et des défauts d'une pièce en question est une tâche fastidieuse. Suite à l’entrée en vigueur du nouveau décret flamand sur les loyers, la KU Leuven est obligée d'établir une description détaillée de la chambre avec l'étudiant. Puisqu'il s'agit de presque 3500 unités résidentielles dont la location commence le même week-end, c'est une tâche im-possible. Cette tâche doit être effectuée pour chaque nouveau locataire. Comment, en tant qu'Université de Louvain, intégrer les chambres d’étudiant dans un processus numé-rique afin de gérer de telles situations? En collaboration avec Leviy et Alpheios, la KU Leuven a commencé à utiliser le module Checklists pour documenter le logement étu-diant.

Travaillé sur

Vivre

Collaboration depuis

2020

afbeelding
 
 
Gestion de résidence

Logement étudiant KU Leuven

“La KU Leuven propose des logements étudiants à Louvain et dans ses envi-rons. Différents types de chambres, tels qu'un « kot », un studio et un appar-tement, sont gérés par le département de gestion de résidence », déclarent Els Bruyninckx et Marijke Creces, responsables du groupe de gestion résidence à la KU Leuven. Un étudiant peut louer une chambre pour une certaine durée via la KU Leuven et relève donc du programme de gestion de résidence.

Dès qu'un étudiant souhaite louer une chambre, un état des lieux est fait de la chambre. Les deux parties vérifient l’inventaire et l'état de la pièce. Dès que le locataire quitte la chambre ou le studio, on vérifie s’il y des endommagements ou des défauts.

 
 
 
 
Efficacité

Administration sur papier

Auparavant, l'étudiant notait les données sur papier qui étaient conservées dans des dossiers. Chaque chambre, studio ou appartement avait sa propre documentation d'inventaire. L'ensemble des meubles, comme la table de che-vet, la table ou l'armoire, a été documenté. A la réception des clés, l'étudiant a reçu un formulaire papier pour compléter l'inventaire. L'étudiant ne remettait pas toujours le formulaire, ce qui créait un vide dans l'administration. Dès que la fin de la période de location était en vue, parfois il était impossible de re-trouver toutes les données.