Une solution « smart » reflète l’intelligence du projet qui en est la base et des personnes qui l'ont conçu

AZ Groeninge, un grand hôpital en Flandre occidentale, faisait face à des difficultés en ce qui concerne le recrutement de personnel de nettoyage. Le Facility Manager, Philip Dupont, a identifié ce problème au sein de son organisation et a débuté un projet visant à redéfinir le nettoyage. Ce faisant, il a été surpris par certains problèmes. Par exemple, l’hôpital a dû refuser des candidats qui voulaient travailler à temps plein. En effet, les tâches et les horaires de l'organisation de nettoyage manquaient de flexibilité pour intégrer ces candidats. « Comment est-ce possible alors que nous devons nettoyer 125 000 mètres carrés ? » se demandait Philip. Une nouvelle approche pour le service nettoyage s’avérait nécessaire. C'est alors qu'Alpheios et Leviy sont entrés en scène. En collaboration avec AZ Groeninge, ils ont mis en œuvre des solutions numériques et redéfini le nettoyage.

La numérisation seule n'est jamais la solution

AZ Groeninge, Alpheios et Leviy sont convaincus qu'une solution « smart » n’est que le reflet du projet qui en est la base et des personnes qui l’ont conçu. La numérisation à elle seule n'est jamais la solution, mais elle permet de créer un environnement de travail plus flexible et plus dynamique. Au cours du processus, il a été demandé à Alpheios de refaire les calculs relatifs aux heures nécessaires pour le nettoyage. L'objectif n'était pas de calculer comment réaliser le travail avec le moins de personnes possible, mais de s'assurer que les personnes puissent assurer leur travail à long terme de façon ergonomique. Une des solutions trouvées fut de travailler avec des plages horaires de deux heures afin d’assurer une plus grande flexibilité dans la planification et de pouvoir répartir le travail entre les différents types de contrats.

Mise en œuvre de Leviy

Le logiciel de Leviy permet l’attribution de ces tâches sur une application vers les membres du personnel, ce qui permet aux responsables d’investir plus de temps sur le terrain avec leurs équipes, là où ils apportent la plus grande valeur ajoutée. Les tâches prioritaires sont centralisées et réparties via l'application. Cela facilite la répartition de la charge de travail. Et les agents de nettoyage n'ont plus à s'inquiéter lorsque leurs collègues sont malades. Leviy a également été relié à des capteurs, afin de ne nettoyer que les zones réellement utilisées et d’éviter les tâches inutiles.

En outre, Leviy est utilisé pour les contrôles de qualité afin d’analyser ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait être amélioré. Les statistiques qui en résultent facilitent l'analyse et le suivi des tâches, ce qui permet aux membres de l’encadrement de motiver leurs agents de nettoyage sur la base de faits concrets. Il est également plus facile de déterminer ce qu'un agent de nettoyage doit encore apprendre au cours de sa formation. Auparavant, on communiquait aux agents de nettoyage (pas toujours de manière respectueuse) ce qu’ils devaient nettoyer. Aujourd'hui, le management du service peut utiliser les données collectées pour expliquer comment un changement de programme impacterait le budget. Grâce à cette étape de professionnalisation, le service de nettoyage est davantage respecté.

L'engagement est un élément clé

Mais la numérisation seule n'est jamais la solution. L'engagement des employés est crucial, et les responsables doivent participer activement au processus de planification. Cette approche collaborative responsabilise le personnel et facilite la mise en œuvre de changements. Pour ce faire, l'hôpital a également réorganisé le programme d'intégration du personnel de nettoyage, en mettant l'accent sur les 14 premiers jours, afin d'améliorer l'engagement et la fidélisation des employés. Et Alpheios a contribué à l'accompagnement et à la formation du personnel de nettoyage durant ce processus de numérisation afin de créer un large soutien de la part de tous les membres du service pour cette nouvelle façon de travailler.

Résultats positifs

Il reste encore un long chemin à parcourir, mais les premiers résultats sont prometteurs. Lors de l'enquête annuelle NPS en mars, le nettoyage a obtenu un score de satisfaction de 82 %. Les postes vacants ont été pourvus et les nouveaux employés restent, ce qui a un impact sur la fidélisation. Toutefois, l'organisation reconnaît l'importance d'une évaluation à long terme afin de mesurer l'impact total de toutes les initiatives prises.

L'approche stratégique d'AZ Groeninge en matière de gestion du personnel, qui associe la technologie à l'engagement des employés et met l'accent sur leur vécu, a donné des résultats positifs. En donnant la priorité à la flexibilité et au bien-être, l'hôpital vise à créer un environnement de travail plus attrayant et durable pour son personnel de nettoyage.